Privacybeleid

Algemene informatie

Dit privacybeleid heeft betrekking op de verwerking van persoonsgegevens door Emply ApS (Emply) als beheerder. Wanneer Emply persoonsgegevens verwerkt over de werknemers van de klanten in de Emply-oplossingen, treedt Emply op als verwerker en is zij onderworpen aan de voorwaarden die zijn vastgelegd in de verwerkersovereenkomst die met de klanten is gesloten.

In dit privacybeleid vind je nadere informatie over de manier waarop Emply gegevens over jou verwerkt in verband met je gebruik van www.emply.com of www.emply.nl, wanneer je contact met ons opneemt, ten behoeve van de distributie van marketingmateriaal en in verband met je deelname aan cursussen en dergelijke. De gegevens kunnen door jou of een derde partij (bijvoorbeeld je werkgever of een van je familieleden) worden verstrekt.

Je kunt altijd contact met ons opnemen als je vragen hebt over de manier waarop wij persoonsgegevens verwerken. Zie ook het gedeelte hieronder met een beschrijving van je rechten en aanvullende contactgegevens.



Databeheerder

De beheerder is:
Emply ApS
Lyngbyvej 2
2100 Copenhagen Ø
Denemarken
CVR number (ondernemingsnummer): 31430747

Contactgegevens:
Telefoon: +45 70 28 60 50
E-mail: support@emply.com



Algemene verzoeken en CRM

Wanneer je contact met ons opneemt via contactformulieren op onze website of in verband met andere vragen (bijvoorbeeld als vertegenwoordiger van een van onze klanten, leveranciers of een andere derde partij), kan je vraag persoonsgegevens bevatten, zoals contactgegevens, je band met een bepaald bedrijf of andere persoonsgegevens die je aan ons verstrekt. Wij verwerken dergelijke gegevens om je aanvraag te kunnen verwerken en beantwoorden. De rechtsgrondslag voor onze verwerking van de gegevens is de uitoefening van ons gerechtvaardigd belang om vragen te kunnen beheren en beantwoorden, met inbegrip van het verlenen van klantendiensten, zie punt (f) van artikel 6(1) van de GDPR.

Als je in een aanvraag interesse toont in een van onze producten of als je namens een bedrijf (bijvoorbeeld je werkgever) contact met ons opneemt, kunnen wij jou en de gegevens die je ons verstrekt in ons CRM-systeem registreren als een potentiële lead of als een vertegenwoordiger van een bedrijf, zodat wij met jou over onze producten kunnen communiceren. Je wordt dan geregistreerd als contactpersoon van het bedrijf dat je vertegenwoordigt. De rechtsgrondslag voor onze verwerking van de gegevens is de uitoefening van ons gerechtvaardigd belang om te kunnen verkopen en met klanten en potentiële klanten te communiceren over onze producten, zie punt (f) van artikel 6(1) van de GDPR.

Wij kunnen je verzoek, en bijgevolg de persoonsgegevens die deze bevat, ook gebruiken voor de optimalisering van onze huidige diensten of voor de ontwikkeling van nieuwe diensten, bijvoorbeeld door statistieken op te maken van de ontvangen aanvragen of door de ontvangen aanvragen te anonimiseren om ze op een later tijdstip te kunnen gebruiken. Wij kunnen je contactgegevens ook gebruiken bij de voorbereiding van enquêtes, evenals de persoonsgegevens die wij ontvangen als je aan de enquête deelneemt. De rechtsgrondslag voor onze verwerking van de gegevens voor deze doeleinden is de uitoefening van ons gerechtvaardigd belang om onze huidige diensten te kunnen optimaliseren of nieuwe diensten te kunnen ontwikkelen, zie punt (f) van artikel 6(1) van de GDPR.



Ondersteuning

Wanneer je contact met ons opneemt voor ondersteuning bij het gebruik van onze producten, zal je verzoek soms persoonsgegevens bevatten, zoals contactgegevens, je band met een bepaald bedrijf of andere persoonsgegevens die je aan ons verstrekt. Wij verwerken dergelijke gegevens om je de ondersteuning te kunnen bieden die je verzoekt.

De rechtsgrondslag voor onze verwerking van de gegevens is de uitoefening van ons gerechtvaardigd belang bij het verlenen van de ondersteuning die wij zijn overeengekomen met het bedrijf dat je vertegenwoordigt, zie punt (f) van artikel 6(1) van de GDPR.

Wij kunnen je verzoek, en bijgevolg de persoonsgegevens die deze bevat, ook gebruiken voor de optimalisering van onze huidige diensten of voor de ontwikkeling van nieuwe diensten, bijvoorbeeld door statistieken op te stellen over de ontvangen aanvragen of door de ontvangen aanvragen te anonimiseren om ze op een later tijdstip te kunnen gebruiken. Wij kunnen je contactgegevens ook gebruiken bij de voorbereiding van enquêtes, evenals de persoonsgegevens die wij ontvangen als je aan de enquête deelneemt. De rechtsgrondslag voor onze verwerking van de gegevens voor deze doeleinden is het nastreven van ons gerechtvaardigd belang om onze huidige diensten te kunnen optimaliseren of nieuwe diensten te kunnen ontwikkelen, zie punt (f) van artikel 6(1) van de GDPR.



Opleidingen en dergelijke

Wanneer je je aanmeldt of anderen (zoals je werkgever) je opgeven voor een opleiding of een ander evenement, verwerken wij je contactgegevens, zoals je naam, e-mailadres, je band met een bedrijf en andere gegevens die wij specifiek ontvangen. Het kunnen ook gegevens zijn over bepaalde voedselvoorkeuren als wij voor eten en drinken zorgen tijdens het evenement. De rechtsgrondslag voor onze verwerking van de gegevens is de uitoefening van ons gerechtvaardigd belang om het evenement te verzorgen dat wij zijn overeengekomen met het bedrijf namens hetwelk je deelneemt en om te kunnen communiceren met de deelnemers voor, tijdens en, indien relevant, na het evenement, zie punt (f) van artikel 6(1) van de GDPR.

Als je je inschrijft in je eigen naam, en niet als vertegenwoordiger van een bedrijf, is de verwerking in plaats daarvan toegestaan door punt (b) van artikel 6(1) van de GDPR in die zin dat de verwerking noodzakelijk is voor ons om de overeenkomst uit te voeren die met jou is gesloten over de deelname aan het evenement.



Elektronische marketing

Wanneer je je inschrijft voor onze nieuwsbrief of andere directe marketing, registreren we jouw e-mailadres en andere contactgegevens. In sommige gevallen, registreren we ook andere gegevens die je specifiek doorgeeft aan ons. Deze aanvullende gegevens gebruiken we om de aanbiedingen en het nieuws dat wij je toesturen te kunnen personaliseren.

De rechtsgrondslag voor onze verwerking is de toestemming die je ons geeft wanneer je je abonneert op onze nieuwsbrief, zie punt (a) van artikel 6(1) van de GDPR.

Je kunt je toestemming te allen tijde intrekken. Je kunt je toestemming intrekken door contact met ons op te nemen via, bijvoorbeeld, de hierboven vermelde contactgegevens.



Gebruik van de website

Onze website maakt gebruik van cookies en soortgelijke technologieën om gegevens te verzamelen en te verwerken over hoe bezoekers onze website gebruiken. Indien je meer wenst te weten over hoe wij cookies en gelijksoortige technologieën gebruiken, verwijzen we je graag door naar onze cookie policy: https://www.emply.com/cookiepolicy.

Wanneer cookies en soortgelijke technologieën worden bewaard op je eindapparatuur, kunnen we je persoonlijke gegevens verwerken, zoals je IP-adres, en deze meedelen aan onze zakelijke partners. De rechtsgrondslag voor de verwerking van dergelijke data is:
  • Voor technisch noodzakelijke cookies: Ons legitiem belang nastreven bij het opstellen van statistieken over het verkeer op en het gebruik van de website, het optimaliseren van onze website en de marketing van onze diensten aan relevante bezoekers, zie punt (f) van artikel 6(1) van de GDPR.

  • Voor alle andere cookies: De toestemming die je ons hebt gegeven om cookies en soortgelijke technologieën op de website te gebruiken, zie punt (a) van artikel 6(1) van de GDPR.


Ontvangers van je persoonsgegevens

In het algemeen maken we je persoonsgegevens niet bekend aan derde partijen zonder je toestemming, tenzij wij daartoe wettelijk verplicht zijn of indien dergelijke bekendmaking noodzakelijk is voor de hierboven beschreven doeleinden.

Zo kunnen we bijvoorbeeld je naam doorgeven aan een derde partij indien de lokalen van deze derde partij zullen worden gebruikt voor een cursus of ander evenement waaraan je zult deelnemen. We kunnen ook je contact- en voorkeursgegevens delen met onze groepsbedrijven indien je daar bijvoorbeeld toestemming voor hebt gegeven in verband met je inschrijving op onze nieuwsbrieven en dergelijke, of indien jij (of het bedrijf dat je vertegenwoordigt) diensten van onze groepsbedrijven ontvangt of gaat ontvangen.

In een aantal gevallen laten we de verwerking van je persoonsgegevens over aan onze verwerkers. Dit is bijvoorbeeld het geval wanneer we onze gegevens laten hosten door een externe dienstverleners en wanneer we een ander bedrijf onze website laten beheren. Onze verwerkers verwerken je persoonlijke gegevens enkel volgens onze instructies en we sluiten altijd verwerkersovereenkomsten met onze verwerkers. Bij voorkeur maken we gebruik van erkende en ervaren verwerkers die in staat zijn passende voorzorgsmaatregelen te bieden in de vorm van expertise, betrouwbaarheid en middelen om passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen te treffen voor de persoonsgegevens die zij namens ons verwerken.



Overdracht van persoonsgegevens aan derde landen buiten de EU/EER

In uitzonderlijke omstandigheden kunnen je persoonsgegevens worden doorgegeven aan ontvangers buiten de EU en de EER, inclusief onze moederonderneming, Paychex, Inc, in de Verenigde Staten, of onze verwerkers gevestigd in de Verenigde Staten. De grondslag voor een dergelijke overdracht zijn de standaard contractbepalingen van de EU-Commissie voor de doorgifte van persoonsgegevens naar derde landen.

Indien je meer informatie wenst over de overdracht van je persoonlijke gegevens aan derde landen of indien je een kopie wenst van de relevante grondslag voor een dergelijk overdracht, kun je contact met ons opnemen via de bovenstaande contactgegevens.



Opslag van je persoonsgegevens

Wij verwerken je persoonsgegevens zo lang als nodig is voor de verwezenlijking van de doeleinden waarvoor de persoonsgegevens zijn verzameld. In onderstaande tabel vind je een overzicht van de uiterste termijnen voor het wissen van gegevens.

Doeleinde Bewaartermijn
(als algemene regel geldt dat gegevens uiterlijk op de vermelde data worden gewist)
Gegevens die zijn opgenomen in algemene vragen, gegevens over contactpersonen in ons CRM-systeem en gegevens die worden gebruikt voor statistieken en bedrijfsoptimalisatie enz. Vijf jaar na het einde van het boekjaar waarin je vraag/probleem werd afgesloten of waarin de klantrelatie met het betrokken bedrijf werd beëindigd. Binnen de bovengenoemde termijn, kan de data worden geanonimiseerd en worden gebruikt voor statistieken en bedrijfsoptimisatie waarna zij niet langer als persoonsgegevens zullen worden beschouwd aangezien zij niet langer kunnen worden gebruikt om een persoon te identificeren.
Gegevens opgenomen in kwesties voor de Support afdeling Eén jaar na het einde van het boekjaar waarin de kwestie voor de Support afdeling werd afgesloten.
Gegevens verwerkt in verband met opleidingen enz. Eén jaar na het einde van het boekjaar waarin het evenement plaatsvond.
Gegevens verkregen in verband met de inschrijving op onze nieuwsbrief of enige andere vorm van elektronische marketing Twee jaar na de verzending van de laatste aanvraag. Indien de toestemming wordt ingetrokken, worden de gegevens uiterlijk aan het eind van het boekjaar waarin de toestemming is ingetrokken, gewist.
Gegevens verzameld via cookies enz. De bewaartermijn hangt af van de levensduur van elk soort cookie. Je kan hier meer over lezen in ons cookiebeleid: https://www.emply.com/cookiepolicy.



Jouw rechten

Volgens de GDPR heb je verschillende rechten met betrekking tot onze verwerking van gegevens over jou. Je kan hieronder meer lezen hierover.
  • Recht van toegang: Je hebt recht op toegang tot de gegevens die wij verwerken over jou en verschillende andere gegevens.

  • Recht op rectificatie (rechtzetting): Je hebt het recht om onjuiste gegevens over jou te laten rechtzetten.

  • Recht op wissen: In bijzondere omstandigheden heb je het recht om gegevens over jou te laten wissen voordat wij in het algemeen verplicht zijn om dergelijke gegevens te wissen.

  • Recht op beperking van verwerking: In bepaalde omstandigheden heb je het recht om de verwerking van je persoonsgegevens te beperken. Als je het recht hebt om de verwerking te beperken, mogen wij de gegevens in de toekomst - behalve voor opslag - alleen verwerken met je toestemming of voor de vaststelling, uitoefening of verdediging van een rechtsvordering of ter bescherming van een persoon of een zwaarwegend algemeen belang.

  • Recht van verzet: In bepaalde omstandigheden heb je het recht bezwaar te maken tegen onze anderszins rechtmatige verwerking van je persoonsgegevens.

  • Recht op overdracht van gegevens (dataportabiliteit): In bepaalde omstandigheden heb je het recht om je persoonsgegevens te ontvangen in een gestructureerd, algemeen gebruikt en machineleesbaar formaat en om deze persoonsgegevens zonder belemmering te laten overdragen van de ene beheerder aan de andere.
Voor vragen over de uitoefening van je rechten kun je de hierboven vermelde contactgegevens gebruiken. Naast het bovenstaande heb je het recht om een klacht in te dienen over onze verwerking van je persoonsgegevens. Je kunt dit doen door contact op te nemen met het Deense bureau voor gegevensbescherming via www.datatilsynet.dk. Je kunt ook meer te weten komen over je rechten door de website van de Deense autoriteit voor gegevensbescherming te bezoeken.


Versie 2.0
© 2022 Emply ApS.
 
All rights reserved.